Оформлення тексту документа

Автор: dilovy · Дата: 9 Март 2009 · Есть 4 коммент.

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу.                                                                                  Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу.                                                                      Частина 1.

1.1.1. Назва пункту.                                                                   Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту.                                                     § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:

а) якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка;

_______.     1) ________.     І.________.       А.__________.

_______.     2)________.      ІІ._______.        Б.__________.

_______.     3)________.      ІІІ._______.       В.__________.

б) якщо після позначення рубрики крапки немає, сло­восполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку — крапку;

1) ______________; а)  _____________;

2) ______________; б) _____________;

3) ______________; в) _____________;

в) Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступ­на рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, і тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень);

- __________;  *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:

а) ЗОШ — загальноосвітня школа; КМ — Кабінет Міністрів; ДАІ — Державтоінспекція, ЗАО — за­крите акціонерне товариство, СП — спільне під­приємство, КБ — конструкторське бюро; Обл­держадміністрація, рибгосп, автопарк;

б) млн — мільйон; с.г. — сільське господарство, арк. — аркуш, ін-т — інститут, укр. — український, в. о. — виконувач обов’язків, заст. — заступник, сб. — субота, вул. — вулиця;

в) усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у листах — при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК — Хмельницький політехнічний коледж, ММФ — механіко-математичний факультет тощо.

11. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставить­ся під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

2009-03-09 12-13

Якщо в попередніх реквізитах документа вказувало­ся прізвище, ім’я, по батькові особи, яка написала до­кумент (заяву, автобіографію тощо), цей документ може підписуватися нею без розшифрування підпису:

23.05.2009                                     (підпис)

12. Затвердження документа (праворуч вгорі):

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ХДТУ

(підпис) В. С. Бобров

06.03.2006

13. Погодження документа (розташовують під підписом або під візами):

ПОГОДЖЕНО

Голова ЗАО «ОРЕС»

_____ (підпис) _______ П. Криньов

11.12.2009

14. Адресат (службова особа):

14.1. Керівнику установи:

Директорові Харківського заводу

транспортного обладнання

Шведову М.Г.

61078, м. Харків, вул. Заводська, 5

14.2. Конкретній посадовій особі:

Харківський завод металоконструкцій

Начальникові відділу кадрів

Опаленик Т.К.

62135, м. Харків, вул. Оркестрова, 8

14.3. Кільком посадовим особам;

Президентові ЗАТ «Трансгаз»

Директорові з комерційних питань

Керівникам груп маркетингових досліджень

15. Способи датування документа

15.1.     24.09.2005р.; 24-28.09.2005 р.;

15.2.     24.09.2002; 03.12.2001 – 04.04.2002

15.3.     16 травня 2002 р. (у фінансових документах).
При підписуванні документа дата має стояти ліворуч від поля під посадою.

16. Взаємне розміщення ініціалів і прізвища

16.1. На адресуванні, на резолюціях ініціали став­ляться після прізвища:

Стасевичу Р. Ґ.

Проскуріній В. Т.

16.2. При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:

Н. Р. Малишева

Д. С. Сафонов

16.3. У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища:

«…зарахувати Самсонова В.Л. на посаду…»

17. Візи на документі (ставляться в лівій частині аркуша від поля):

Начальник юридичного відділу

(підпис) Б. Юркевич

01.02.2006

Начальник планового відділу

(підпис) С.М. Бодрова

01.02.2006

18. Позначка про виконавця розташовується на лице­вому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку (прізвище, телефон):

Мещерський, 22-46-87

19. Позначка про виконання документа й направлення його до справи підписується й датується виконавцем до­кумента чи керівником структурного підрозділу, де його
підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, ліворуч:

У справу № 09-23.

Питання вирішено під час

особистої зустрічі з юрисконсультом ПП «Степ» Кравцовим С.М.

(підпис) М. Левченко

24.12.2002

20. Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому кутку першого аркуша документа (вказується — від руки або з використанням відповід­ного штемпеля — скорочена назва установи-одержувача, внутрішній індекс, дата надходження):

ВАТ «Скіф»

Вх. № 48

07.11.2002

(підпис)

21. Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці документа ліворуч вгорі:

№ 07 - 12/76:

де: 07 — індекс структурного підрозділу;

12 — номер справи, в якій зберігатиметься документ;

76 — реєстраційний (вхідний чи вихідний) номер.

22. Посилання на індекс і дату вхідного документа,
який виконується чи на який дається відповідь:

На № 07- 12/76 від 12.03.2006.

23. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3—4 літе­ри найменування посади особи, яка підписала документ.
На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирів­нюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, винаходи тощо.

Популярность: 10%

Рубрика: Загальні вимоги до оформлення документа · Запись имеет метки: ,  



Рекомендую прочитати:
Мовні засоби початку й завершення ділового листа. Початкові речення.

Важливо вдало сформулювати першу фразу, однак вони можуть бути дуже різними, залежно від мети та змісту листа. Першим реченням може

Супровідні листи

Супровідні листи надсилаються разом із комерційними чи іншими документами (рахунком-фактурою, накладни­ми, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів,

Мовні засоби оформлення реквізитів ділового листа

Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб. Незалежно від змісту

Листи-подяки

Рівень серйозного ділового спілкування передбачає обов'язкове засвоєння етикету цієї сфери, основу якого складають ввічливість, тактовність. Хороші стосунки між партнерами мають

Розписка

Особисті офіційні документи Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної

Комментарии

  1. Anna:

    доброго дня, дякую за публікацію. Для судового розгляду необхідно підтвердити твердження, що «Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту.» Будь-ласка підкажіть на які офіційні джерела можна посилатися.

  2. dilovy:

    Anna будь-ласка!
    Джерело: В.Ф.Максименко Сучасна ділова українська мова.-Харків: ТОР – СІНГ ПЛЮС,2006.-448 с.

  3. dilovy:

    або:

    Зубков М. Г. Мова ділових паперів. Комплексний
    довідник. — X.: Фоліо; Майдан, 1999.
    Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова. — X
    Торсінг, 2004.

  4. dilovy:

    або оберіть будь-яке джерело на сторінці «Література»



Оставить комментарий или два